Os softwares são valiosas ferramentas para gestão empresarial. Um sistema de gestão de compras é estratégico para a empresa que deseja maior competitividade e redução de custos.
O setor de compras é responsável por 50% ou mais dos gastos totais da companhia conforme o especialista Cláudio Mitsutani.
O software ajuda a gerenciar todas as tarefas efetuadas no setor de compras. Podemos falar da gestão dos fornecedores, dos recebimentos e das aquisições. Vejamos, então, 10 vantagens que a empresa usufrui ao usar um software de gestão de compras!
O software de gestão de compras
A gestão de compras em uma empresa é fundamental para garantir um fluxo favorável dos suprimentos internos e um bom controle financeiro. Como atualmente a tecnologia é a melhor aliada no universo corporativo, é importante contarmos com soluções avançadas para realizar a gestão da empresa.
O software de gestão de compras ajuda o departamento a se tornar mais eficaz. Cada funcionalidade dele contribui para melhorar a rotina de funcionários e gestores.
As 10 principais vantagens do software
Vamos agora considerar alguns benefícios que o software de gestão de compras oferece aos usuários.
1. Facilidade para cotar serviços/materiais
Uma das vantagens mais importantes de um software de gestão de compras é a possibilidade de cotar os serviços e materiais com facilidade.
O sistema torna mais fácil a contratação de serviços, pois disponibiliza aos usuários informações valiosas para uma avaliação técnica e comercial rápida e eficaz, bem como para a aprovação dos orçamentos recebidos pelos que prestam serviços.
As cotações de materiais são remetidas aos fornecedores por meio da própria plataforma do sistema. Os compradores podem, assim, indicar e abrir oportunidades para novos fornecedores e também fazer pesquisas por marcas, localidade e linhas de fornecimento.
2. Ajuda no processo de negociação com os fornecedores
Existe, no software de gestão de compras, o módulo de negociação. A finalidade é a flexibilização da análise dos compradores durante a negociação.
É uma solução que reúne todas as propostas dos fornecedores e permite uma condição diferenciada para os compradores.
Além disso, o módulo pode ser usado para simular diferentes cenários de negociação e a viabilidade deles.
3. Maior agilidade nas transações do setor
Um dos grandes problemas com o departamento de compras é a lentidão de certas atividades, ou seja, consome-se muito tempo que poderia ser economizado com automação.
O software de gestão de compras permite, como já dissemos, orçamentos mais rápidos e eficientes e as compras podem ser efetuadas com apenas um clique.
4. Eficiência na confirmação de pedidos
O sistema automatizado permite o acompanhamento e a formalização da compra com todo o processo comercial: impostos, preços unitários, condições de pagamento e outras coisas.
O objetivo final é garantir a visualização do pedido de compra pelos fornecedores e ainda o protocolo de sua confirmação de entrega.
5. Otimização dos acordos comerciais
O software também oferece um aplicativo que analisa o consumo histórico dos materiais que integrarão o contrato de fornecimento.
Um novo contrato pode ser elaborado de forma automatizada, o que elimina as atividades manuais para gerar requisição e digitar preços unitários e condições comerciais.
6. Agilidade na baixa dos pedidos
Integrado ao ERP da empresa, o software de gestão de compras dá baixa no pedido de compras depois que as notas fiscais de recebimento dão entrada.
Dessa maneira, o comprador atuará apenas na exceção, reduzindo o lead-time e o trabalho de pesquisa para certos pedidos de compra.
A validação do arquivo XML na SEFAZ pode ser feita através de um software que se comunica com o ERP da empresa e a plataforma de gestão de compras.
O software permite uma atuação antes da chegada física dos materiais, o que reduz ao máximo a possibilidade de divergências entre o pedido de compras e o arquivo XML.
7. Acesso a histórico de pedidos e negociações
Todos os pedidos efetuados permanecem armazenados no software de gestão de compras, podendo ser acessados a qualquer momento.
Pode-se assim realizar pedidos conforme as solicitações que já foram feitas. Isso impede a duplicação de informações, reduz o retrabalho e as possibilidades de falhas causadas pela digitação à mão. Também se torna mais fácil a análise dos gastos e a negociação de valores mais atrativos em negociações posteriores.
8. Possibilidade de atualização automática
Todas as vezes em que um pedido é realizado pelo software de gestão de compras, há uma atualização automática dos números.
Mediante a integração com o ERP, os demais centros de custos (como estoques e produção) podem acessar os dados atuais.
De modo similar, se os profissionais responsáveis pelas compras realizarem um novo pedido, eles podem avaliar as despesas anteriores e conseguir transações melhores.
9. Independência para os fornecedores
O software de gerenciamento de compras não é usado somente pela empresa que compra, mas os fornecedores também podem recorrer aos seus recursos.
Assim, é possível tornar mais rápidos os processos de cotações, garantindo maior transparência na relação do fornecedor com o comprador.
10. Aumento da lucratividade
Todo negócio conta com diretrizes e regras que devem ser seguidas. O software de gestão de compras se ajusta às normas e torna mais simples a análise dos relatórios de performance.
Com as informações certas, o setor de compras tem fundamento para negociar valores e direcionar verbas de acordo com os centros de custos.
Desse modo, podemos identificar quais setores gastam mais e adotar práticas estratégicas para reduzir gastos.
Enfim, fica claro que, se a empresa deseja otimizar seus custos e evitar desperdícios, se ela deseja manter o cliente suprido com os produtos que precisa sem gastar mais do que é preciso, o software de gestão de compras é uma excelente solução. Suas várias funcionalidades e a possibilidade de escolher apenas os serviços de que precisa são importantes diferenciais para a empresa contratante.
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