É importante reconhecer o papel dos instrumentos que ajudam a acompanhar e avaliar o resultado das empresas. Existem diversas categorias de relatórios gerenciais que ajudam a mensurar os ganhos financeiros, o desempenho das atividades e a produtividade.
Por esse motivo, essa ferramenta está presente em empreendimentos de todos os portes e ramos de atuação. Pensando na sua importância e abrangência, desenvolvemos este artigo para que você possa entender mais sobre este conceito. Confira!
O que são relatórios gerenciais?
Em termos simples, os relatórios gerenciais são documentos elaborados por diversos departamentos com informações relevantes sobre o contexto atual da empresa. Esse recurso também pode ser utilizado para criar estimativas sobre o negócio com base em dados e históricos de tendências de mercado.
Existe uma grande variedade de relatórios que servem para propósitos diferentes. As previsões de venda ajudam a identificar os níveis de consumo esperado no decorrer do exercício. Além disso, também cria um retrato que permite planejar o abastecimento do estoque para o atendimento da demanda.
É importante destacar que existem relatórios que configuram obrigações fiscais que devem ser emitidas periodicamente para fins de fiscalização. Esse é o caso do Balanço Patrimonial e da Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).
Por esse motivo, é importante entender que cada usuário requer informações diferenciadas e, assim, a emissão desses documentos deve refletir essa realidade.
Principais relatórios gerenciais
Cada empresa tem a liberdade para decidir quais relatórios devem ser apurados de acordo com as suas características. Isso quer dizer que empresas que atuam no varejo dependem de informações sobre os níveis de estoque enquanto uma prestadora de serviços não tem a mesma preocupação.
Por isso, é importante entender essa relação para extrair o máximo de informações para o seu negócio. Os principais exemplos são:
- balanço patrimonial: é um relatório que permite avaliar a situação patrimonial e financeira da empresa. Além disso, possibilita outras avaliações, como o índice de liquidez e o nível de endividamento;
- DRE: é um relatório que apura se a empresa apresentou lucro ou prejuízo no decorrer do exercício;
- satisfação do cliente: através de pesquisa de satisfação é possível medir a satisfação do cliente, podendo orientar a empresa na melhoraria dos produtos e/ou serviços ofertados;
- curva ABC: é método de classificação de itens de acordo com a sua importância. É utilizada frequente mente na gestão de estoques e na análise do consumo de clientes;
- registro de vendas: além de mensurar o faturamento, esse registro identifica os itens mais vendidos, a forma de pagamento escolhida pelo cliente e o ticket médio, o que reflete nas demais áreas da empresa; e
- relatório de fluxo de caixa: registra a circulação de recursos que formam o capital de giro. Também pode ser adotado para criar projeções do caixa futuro prevendo, assim, os gastos e recebimentos no período em questão.
Porque acompanhar relatórios gerenciais?
Atualmente, as organizações são movidas pela gestão da informação. Informações que figuram desde as tendências de consumo dos clientes até a percepção da produtividade. Por esse motivo, os relatórios gerenciais são os principais instrumentos para conhecerem de forma precisa a realidade das empresas.
Isso faz com que o acompanhamento seja considerado uma atividade estratégica na rotina dos gestores por diversos motivos.
Possibilita o aumento da produtividade
A relação entre produtividade e lucratividade é clara para quem avalia o desempenho de uma empresa de forma consistente. Por esse motivo, muitos gestores têm interesse em aumentar a sua produção, porém não sabem como colocar essa iniciativa na prática sem ocasionar o desequilíbrio financeiro.
É nesse cenário que os relatórios ajudam a identificar quais fases da operação precisam ser revistos para se tornarem mais eficientes e econômicos. Por um lado, a redução dos custos, por exemplo, é uma solução viável, pois amplia a margem e ajuda a atender um número maior de clientes.
Contudo, é importante manter a satisfação dos clientes, ou seja, a queda na qualidade não é um resultado aceitável, pois pode causar uma queda nas vendas.
Guia o processo de tomada de decisão
Todas as decisões tomadas por gestores e empreendedores têm o objetivo de melhorar a utilização dos recursos a sua disposição para, então, propiciar o crescimento do negócio. Portanto, o acesso à informação tem impacto desde a precificação de produtos até a realização de investimentos na operação.
As empresas que desenvolvem esses recursos são capazes de formular estratégias o que, por sua vez, cria novas oportunidades de negócio e aumenta os lucros. Por esse motivo, é fundamental contar com informações confiáveis e processadas com agilidade.
Serve como ferramenta de controle
Quando utilizado pela controladoria, os relatórios gerenciais expressam diversos aspectos dentro no negócio. Falhas, desperdícios e gargalos na operação se tornam mais evidentes. Com essa informação em mãos, é possível supervisionar os fatores que representam problemas e desenvolver soluções.
Isso resulta em departamentos mais eficientes, alinhados aos objetivos organizacionais e capazes de alcançar as metas traçadas.
Como criar um relatório gerencial?
Com exceção dos relatórios obrigatórios, cada empresa tem a liberdade para desenvolver os modelos que são favoráveis à sua gestão. Apesar disso, existem alguns princípios básicos que devem ser seguidos para que o resultado seja satisfatório.
A captação de dados
A captação de dados é importante para que a elaboração do relatório gerencial seja eficiente. A pesquisa de satisfação, por exemplo, avalia o grau de fidelidade dos seus clientes. Com isso, é possível detectar pontos de melhorias dos produtos e/ou serviços ofertados pela sua empresa.
Neste caso, todas essas informações são fornecidas pelo cliente. O método mais comum de avaliação, é através do modelo NPS (Net Promoter Score). Esse modelo pode ser utilizado por qualquer empresa, independente do tamanho ou setor. Através dos feedbacks coletados, é possível elaborar relatórios e estratégias para alcançar as melhorias necessárias.
Foque na apresentação
O objetivo dos relatórios é ser uma fonte de informação de fácil compreensão para usuários em variados níveis organizacionais. Isso revela a necessidade de transformar dados complexos em um conteúdo que possa ser apresentado de forma clara.
A escolha mais comum é utilização de tabelas para demonstrar dados números e estatísticos. Já os gráficos são ideais para a evolução de um determinado indicador e, assim, possibilitar o acompanhamento das variações.
A competitividade do mercado e a busca por resultados mais significativos gera a necessidade de contar com dados relevantes sobre a empresa. Isso faz com que os relatórios gerenciais assumam um papel estratégico no cotidiano dos gestores. Por isso, dedique tempo para aprimorar essa fonte de informações.
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