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Os relatórios de compras são fundamentais para orientar o gerente do setor a tomar decisões, reduzir custos, contornar problemas antes que eles assumam proporções maiores, além de manter a empresa abastecida e com o caixa em dia.
Na realidade, estes são apenas alguns dos inúmeros benefícios oferecidos pelos relatórios de compras, de modo que estes documentos são peças importantes para todas as áreas da empresa.
Um relatório de compras funciona como um panorama geral de tudo que precisa ser adquirido pela empresa, de quais negociações já foram realizadas e quais ainda estão pendentes, além de mostrar a relação de fornecedores e seus respectivos preços.
Dessa forma, os relatórios permitem uma eficiência maior na hora de comprar materiais, otimizam o tempo e garantem uma análise precisa dos dados.
Pensando nisso, vou listar alguns dos dados essenciais que precisam constar nos seus relatórios de compras para que de fato eles sejam eficientes para o controle do setor. Acompanhe a leitura e saiba mais.
Acompanhe a duração de cada compra realizada
De nada vai adiantar o gerente ter em mãos relatórios de compras super completos se este documento não for devidamente estudado e analisado.
Pois bem, saiba que a duração de cada compra realizada merece atenção pois, com o passar do tempo será possível:
- prever com antecedência quanto tempo dura os materiais comprados;
- qual a necessidade de se programar para novas aquisições;
- e talvez, até mesmo desenvolver métodos sobre como elaborar ações estratégicas para ampliar os ciclos de compras.
Além disso, por meio da análise desse indicador é possível ainda estabelecer datas para recompra que permitam uma negociação mais vantajosa com os fornecedores e que garantam que o estoque estará sempre abastecido, sem faltas, mas também sem excessos.
Outra vantagem associada ao monitoramento frequente da duração de cada ciclo de compra é a melhoria da gestão do tempo o que resulta é mais eficiência, mais produtividade e termina por impactar até mesmo o elemento final dessa cadeia, o cliente.
Portanto, não cometa o erro de subestimar a importância desse indicador tão vital para o desenvolvimento adequado e saudável dos processos de compra da empresa.
Saiba exatamente quais foram as negociações do período
As negociações de compras são peças importantíssimas para o setor e, por isso, precisam ser visualizadas com facilidade e clareza e sempre devem estar organizadas da melhor maneira possível.
Por sinal, essa é a primeira e mais evidente vantagem de um relatório de compras que seja totalmente automatizado.
Sendo assim, o gerente de compras precisa observar nos relatórios quais foram as negociações de cada período, bem como os detalhes que dizem respeito a cada uma delas.
Por exemplo, é importante verificar se a negociação foi rápida e eficiente, com ganhos consideráveis para ambas as partes envolvidas (ganha-ganha) ou se a negociação foi arrastada e resultou em valores e custos pouco atrativos para a empresa.
Por meio desse estudo será possível determinar a manutenção ou não de certos fornecedores ou ainda a necessidade de substituição deles.
Dessa maneira, fica evidente que quanto mais minuciosos forem os relatórios de compras e quanto mais eles forem acompanhados, mais vantagens na administração e gestão do setor.
Visualize com riqueza de detalhes a descrição dos produtos
É de grande relevância o estudo da descrição de produtos adquiridos para a empresa, já que a melhor compreensão acerca desses materiais vai interferir diretamente na escolha dos fornecedores feita pelo gerente de compras.
Por meio de uma análise criteriosa da descrição dos produtos será possível ainda avaliar a possibilidade de substituir alguns produtos que estejam com preços elevados por itens similares ou de outra marca.
Neste sentido, não menospreze as informações contidas no relatório de compras na área de detalhamento de materiais, pois ali pode estar a solução para o desenvolvimento de algumas estratégias que quando bem-sucedidas vão reduzir custos, aumentar lucros e impactar positivamente a empresa.
Isso sem falar que dependendo da área da atuação da sua empresa a escolha por outro tipo de produto ou marca pode interferir de forma direta no seu posicionamento no mercado.
Descubra quais são os dados que devem ser analisados
Como são muitos os indicadores que podem vir demonstrados em um relatório de compras, é imprescindível ter conhecimento e saber com exatidão quais são os dados que sempre devem ser checados.
Dessa forma, vamos listar a seguir quais são os principais elementos que devem ser monitorados pelo gerente de compras, são eles:
- lista de fornecedores;
- negociações e seus respectivos status (finalizadas, em andamento etc.);
- duração de cada compra;
- valores dos produtos;
- impostos cobrados em cada transação;
- volume do estoque (quantidade de itens disponíveis);
- códigos dos produtos;
- datas previstas para a entrega de mercadorias;
- valor de frete e outros custos agrupado por fornecedor ou categoria do produto;
- status do pedido (a caminho, entregue, não entregue etc.).
Como vimos, os relatórios de compras devem ser analisados com cautela, já que esses documentos reúnem informações extremamente relevantes para o sucesso da empresa e geram impacto em todas as áreas de alguma forma, mesmo que indiretamente.
Além disso, quanto mais automatizado estiver o setor de compras, menor será o tempo gasto com tarefas operacionais e processos burocráticos, permitindo que o gestor tenha maior disponibilidade de tempo para investir em assuntos mais urgentes como estratégias de mercado, redução de custos e relacionamento com fornecedores.
Por fim, é importante destacar que, esses relatórios são essenciais para ajudar na tomada de decisão do setor de compras de modo que é vital para empresa usar uma plataforma de gestão de compras que seja o mais completa possível.
Agora você já sabe exatamente como os relatórios de compras podem ajudar a sua empresa.
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