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Como tornar a gestão do seu cadastro de materiais mais eficiente? Confira aqui

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Uma das rotinas mais importantes do gerenciamento de estoque vai além do simples controle dos itens armazenados e do fluxo de entrada e saída. Entre as etapas que merecem destaque está a gestão de cadastro de materiais e o seu impacto no cotidiano da organização.

Na prática, se não há uma área dedicada a essa atividade é impossível para a empresa organizar os bens insumos e mercadorias alocadas no armazém. Por isso, considero que essa é uma área de extrema importância e quero aproveitar este espaço para explicar como é possível utilizar o processo de cadastro de materiais na sua empresa. Continue a leitura para saber mais. Aproveite!

Como funciona a gestão do cadastro de materiais?

De forma simplificada, um cadastro de materiais consiste em fazer o registro de todos os itens em estoque considerando as diferenças entre fabricantes, composição e dimensões. Esse aspecto faz com que haja uma grande variabilidade número de códigos criados.

Porém, a empresa não pode abrir mão de desenvolver um cadastro com informações relevantes sobre cada item, uma vez que elas afetam as transições de compra e venda. Além de descrever cada tipo de material, existe um aspecto contábil fiscal que deve estar vinculada a cada produto.

Por exemplo, é importante descrever qual é a unidade de medida vinculada a esse código e diferenciar quando um item é comercializado de acordo com o número de peças, lotes ou pelo peso. Essa designação também estará descrita na nota fiscal, que deve compatível com o que está registrado no sistema.

Outra informação que é essencial é a classificação — ou, como também é chamada, NCM. Essa sigla significa Nomenclatura Comum do Mercosul. Sob o ponto de vista fiscal, cada código NCM está atrelado à respectiva tributação que também contará na NF e, em casos específicos, será descrita a isenção dessa obrigação.

Quais são os desafios do cadastro de materiais?

Criar um cadastro completo é uma atividade que requer inúmeros cuidados para que o resultado final seja positivo para a empresa. Alguns desses aspectos são:

  • padronização dos códigos: para que esse processo seja bem-sucedido é necessário que a empresa padronize os códigos que serão usados na descrição de produtos. Esse é um aspecto que afeta a organização interna e o atendimento ao cliente, por isso, é preciso dedicar tempo para elaborar um bom PDM (Padrão Descritivo de Materiais);
  • mitigação de erros: uma simples palavra digitada incorretamente ou um item cadastrado em duplicidade pode causar um grande desgaste para a empresa até que a origem dessa inconsistência seja encontrada e sanada;
  • utilização de tecnologia: a falta de um sistema de cadastro é, muitas vezes, uma barreira para que a empresa consiga estruturar esse processo. Planilhas e outros modelos manuais não são o suficiente para garantir a integridade das informações e manter o registro seguro.

Como melhorar a gestão do cadastro de materiais?

Alguns passos são considerados indispensáveis para otimizar a gestão de cadastro de materiais. Conheça, a seguir, os principais deles.

Identifique todos os materiais no estoque

Se você está dando o primeiro passo na criação do cadastro de materiais, saiba que a equipe responsável tem um grande desafio pela frente. Esse processo se inicia com a realização de um levantamento de todos os itens em estoque.

O inventário feito pela empresa é uma ferramenta que vai ajudar nesse processo, pois lista os itens alocados no armazém. Para fazer essa classificação é necessário consultar as informações referentes aos pedidos de compra e, inclusive, dados enviados pelos fornecedores para separação das mercadorias em grupos de acordo com as suas características.

Classifique todos os tipos materiais

A etapa de classificação dos produtos requer o registro de informações, desde as especificações do material até a sua classificação fiscal. O aspecto mais importante é ter clareza quanto ao tipo e as características do produto da forma mais detalhada possível. Com o resultado é possível realizar a diferenciação e a identificação de cada item de acordo com os custos e a sua rentabilidade.

Dedique tempo a gestão do estoque

A gestão de estoque, como sabemos, é uma fonte de informações estratégicas para o negócio. Por outro lado, sem o cadastro de materiais não seria possível ter visibilidade sobre os itens armazenados.

Essa fonte de informação é essencial para mensurar corretamente o giro do estoque, identificar os itens com maior saída e planejar o abastecimento de acordo com a necessidade.

Cuide da qualidade do processo

O controle do cadastro de materiais é uma atividade que está presente em empresas de todos os ramos, desde o varejo até a área industrial. Portanto, faz sentido implementar mecanismos para garantir a qualidade dessa rotina.

Uma das práticas mais comuns é auditar o processo por meio da consulta de uma amostra de itens selecionados previamente. O foco é analisar os códigos em questão e, então, de acordo com os parâmetros de padronização identificar potenciais erros.

Planeje as próximas compras

Outro elemento que merece destaque é a influência do cadastro de materiais nas atividades executadas pela equipe de suprimentos. Se não há um cadastro confiável, não é possível identificar quais itens estão abaixo do nível de estoque e requerem a sua reposição.

Além disso, isso afeta a relação com os fornecedores, uma vez que pode causar erros nos pedidos de compras. Assim, os materiais que são enviados não correspondem ao que a empresa precisa e há um grande retrabalho e atrasos no abastecimento para solucionar esse problema.

Faça o saneamento periódico

Se a empresa já conta com um cadastro de materiais, mas não está obtendo os resultados esperados, recomendo fazer o saneamento do banco de dados. Como o número de itens cadastrados está em constante crescimento, há casos em que um saneamento pode ser uma iniciativa eficaz.

Essa ação faz parte do processo gestão do cadastro de materiais devido ao grande volume de informações disponíveis. Por esse motivo, o saneamento de dados tem o intuito de:

  • eliminar itens duplicados;
  • remover registros obsoletos;
  • adequar códigos que estão fora do padrão;
  • melhorar a rotina do cadastro de materiais.

Por que vale a pena contar com a Comlink?

Essa é uma tarefa de grandes proporções e que requer inúmeros cuidados. Por isso, muitos gestores preferem contar com o apoio de consultorias especializadas para executar esse processo.

As empresas que contratam os nossos serviços dispõem de toda a nossa expertise no que diz respeito à criação de uma base cadastral e, a posterior, governança de materiais. Esse sistema é desenvolvido para simplificar a consulta e manter o registro do histórico e eventuais alterações.

Além disso, a solução de saneamento de materiais, otimiza a gestão do cadastro de materiais de acordo com as descrições técnicas do fabricante garantindo, assim, a sua transparência e confiabilidade.

Se você chegou até o nosso blog está no caminho certo. Agora basta dar o primeiro passo em direção à conquista de um cadastro de materiais mais eficiente. Entre em contato conosco para conhecer mais sobre as nossas soluções.

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