7 dicas que vão te ajudar a se tornar um ótimo gestor de compras

Um ótimo gestor de compras pode beneficiar de muitas maneiras a empresa. Por exemplo, ao adquirir produtos com melhor qualidade, conseguir boas condições de compra, negociar preços mais atrativos e nutrir um relacionamento ganha-ganha com os fornecedores.

Todavia, existem alguns desafios que podem impedir os ótimos resultados. A falta de visão estratégica, a manutenção de tecnologias obsoletas, a formação de equipes desqualificadas e a falta de conexão com outros setores da empresa, como financeiro e estoque. Por isso, é importante conhecer algumas dicas para superar tais desafios e promover uma boa gestão.

Pensando na importância do tema, criei um artigo completo para você. Separei 7 dicas que vão ajudá-lo a se tornar um ótimo gestor de compras. Confira!

1. Defina objetivos claros e inteligentes

A correta gestão depende de uma direção clara. Se você não sabe o caminho que deve ser seguido, o alvo que deve ser atingido, dificilmente conseguirá aplicar bem os recursos que tem em mãos — como tempo, energia, inteligência e dinheiro, entre outros.

Então, como gestor, estabeleça objetivos claros e inteligentes. Por exemplo, aumentar o prazo médio de pagamento, reduzir o custo de aquisição de insumos e ampliar o tempo de relacionamento com seus fornecedores. Dessa forma, terá clareza dos resultados futuros.

Vale ressaltar que objetivos inteligentes atendem ao padrão SMART, são: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes ao crescimento e com prazo (tempo) bem definido. Eles também podem ser desdobrados em metas menores e mais fáceis de alcançar.

2. Forme uma boa equipe de trabalho

Para ser um bom gestor de compras, é importante entender que o sucesso da gestão exige trabalho conjunto. Você, sozinho, talvez não consiga grandes conquistas. É importante ter talentos em posições estratégicas, sempre bem orientados e engajados.

Aqui, o melhor é investir na formação de uma boa equipe. Isso começa com o processo de aquisição de talentos, feito em parceria com o RH da empresa. Defina as competências que são necessárias ao talento, como conhecimentos técnicas e aspectos comportamentais.

Também é importante investir em técnicas de team building, tendo por objetivo construir sua equipe de trabalho. Processos de integração, treinamento e alinhamento fazem toda a diferença. Lembre-se: o gestor de compras é, antes, um gestor de pessoas.

3. Melhore seu processo de negociação

Outra importante habilidade é a negociação. Com frequência, o gestor de compras negocia preços, prazos e outras condições, tendo o intuito de melhorar seus resultados. Todavia, se o processo de negociação é falho, os resultados não serão os melhores.

Para uma boa negociação, invista na sua oratória, faça uma boa pesquisa de mercado, saiba quais preços estão sendo praticados e quais outros fornecedores poderiam suprir sua atual oferta. Assim, terá mais informações capazes de melhorar seus argumentos.

Vale ressaltar que a negociação não é um processo perde-ganha, no qual apenas um parte sai vitoriosa. Existem muitas coisas em “jogo” e é possível chegar a uma configuração que beneficia tanto você quanto o fornecedor — o resultado ganha-ganha.

4. Invista em gestão do tempo

A posição de gestor de compras envolve muitas atribuições. É preciso lidar com equipes, fornecedores e outros gestores, além de acompanhar relatórios, indicadores de mercado e projeções econômicas. Isso é desafiador e envolve uma boa gestão do tempo.

Por isso, é útil conhecer a matriz do tempo. Grosso modo, é uma matriz 2×2 que relaciona grau de importância das tarefas e urgência nas suas entregas. Assim, temos tarefas pouco importantes e não urgentes, que devem ser eliminadas ou terceirizadas. Também temos tarefas importantes e urgentes, que devem ser priorizadas na alocação do seu tempo.

Outro ponto importante é, no início de cada expediente, listar suas atribuições. Defina o que será preciso entregar ao longo do dia e comece pelo que realmente importa, deixando o trivial em segundo plano. Assim, terá mais produtividade e qualidade de vida.

5. Mantenha a mente aberta

O mercado tem passado por grandes mudanças e é natural que o processo de compra também mude. Veja que, com o tempo, os fornecedores mudam, assim como os insumos, tecnologias e processos. Se você não muda, fica para trás e perde competitividade.

Em vista disso, é importante manter a mente aberta às novidades do seu mercado. Isso envolve uma postura de aprendizado contínuo (lifelong learning), bem como humildade para saber que não tem todo o conhecimento que precisa. É preciso aprender sempre.

Na prática, existem muitas formas de fazer isso. Participe de mais feiras e eventos, veja pessoalmente seus fornecedores, pesquise sobre novos materiais, teste boas tecnologias de compra e aceite sugestões da equipe. Em resumo, mantenha a mente aberta.

6. Conheça seus números

Em grande medida, o sucesso do gestor depende da análise dos seus números. Caso não saiba quais seus atuais resultados (métricas), não conseguirá traçar objetivos e metas, bem como orientar as equipes ou melhorar sua negociação. Logo, tudo irá água abaixo.

Portanto, invista na melhor compreensão dos seus números. Estabeleça um conjunto de indicadores-chave de desempenho, construa relatórios gerenciais, crie painéis de controle (dashboards) e modelos para tomada de decisão. Assim, terá mais precisão no trabalho.

7. Melhore suas rotinas com tecnologia

O sucesso da gestão de compras depende do gestor, da equipe e do contexto. Neste último item, entram tecnologias que facilitam o trabalho e potencializam as rotinas. Tecnologias obsoletas tornam tudo mais difícil e demorado, o que inibe resultados.

Neste aspecto, o ideal é adotar uma plataforma que melhore a gestão dos seus recursos, bem como a relação com fornecedores, a abertura de processos de compra, o recebimento de ofertas e a análise das respectivas condições, como preço, prazo e entrega. Um bom exemplo é a Comlink, plataforma dedicada à gestão de compras e cadeia de suprimentos.

Além de comprar a tecnologia, é preciso adotá-la. Isto é, fazer com que seja efetivamente usada ao longo do trabalho, tanto por você quanto por sua equipe. Assim, terá rotinas mais fluidas, precisas e bem conectadas, o que leva a um trabalho bem-sucedido.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se de que um ótimo gestor de compras pode agregar muitos benefícios à empresa, além de obter mais produtividade e bem-estar ao longo do trabalho. Por isso, invista nas dicas aqui citadas. Em especial, aproveite para adotar uma boa tecnologia de compras e cadeia de suprimentos, a exemplo da Comlink.

Gostou do artigo, correto? Entre em contato conosco para entender a plataforma Comlink, descobrir seus benefícios e como adotá-la no trabalho. Vamos lá!