O setor de compras da empresa é estratégico. Sem estratégia, toda a cadeia produtiva pode ficar comprometida e, portanto, é importante que ela funcione de forma efetiva no dia a dia. Com isso, cada vez mais surgem tecnologias importantes para auxiliar o setor. Uma delas é o sistema de cotação online.
Por isso, é importante que você conheça mais sobre o tema e, também, entenda os benefícios e diferenciais dessa tecnologia para garantir maior produtividade nas suas atividades. Por isso, vamos mostrar os principais pontos sobre ela a seguir. Boa leitura!
O que é o sistema de cotação online?
O sistema de cotação online é uma solução que permite ao gestor de compras realizar a solicitação de um produto com diversas empresas em uma mesma plataforma. Assim, é possível fazer um levantamento dos fornecedores disponíveis, os produtos oferecidos e, ainda assim, negociar com os fornecedores, proporcionando melhores condições para sua aquisição e garantir um melhor custo-benefício nesse processo.
Além disso, permite, também, ter maior controle dos prazos de aquisição e entrega e garantir um melhor controle de reposição de estoque. Com isso, há maiores chances de sucesso nessas atividades e redução de erros.
Assim, funciona como uma plataforma que interliga esses atores (compradores e vendedores), facilitando a comunicações entre eles e permitindo que seja possível estabelecer negociações de prazos, valores, volume, fidelizações, entre outros pontos fundamentais para o processo de compra e venda B2B, fazendo parte das rotinas do comprador moderno.
Quais as principais funcionalidades de um sistema de cotação online?
É importante conhecer, também, as principais funcionalidades de uma solução de cotação de compras online. Com isso, você consegue dimensionar o impacto para a sua rotina no diária como gestor de compras. Vejamos, a seguir, as principais:
Listagem dos produtos
Por meio da solução, é possível verificar de forma mais prática e eficiente, em um mesmo dashboard, quais são os produtos oferecidos por cada um dos fornecedores e, assim, analisar se é possível optar por essas empresas para aquisição de itens diferentes e, portanto, negociar melhores condições.
Por exemplo, se você está buscando uma empresa para adquirir embalagens para seus produtos e, ao mesmo tempo, ela também oferece resmas de papel com melhor custo-benefício, pode ser interessante fazer a compra dos dois tipos de produtos com uma mesma empresa e negociar melhores valores.
Histórico de negociação
Por meio do módulo de negociação é possível visualizar todo o histórico de conversas com as empresas e identificar como é possível buscar condições mais favoráveis. Por exemplo, se um comprador que não trabalha mais na empresa realizou uma compra específica com determinado fornecedor, você pode buscar no histórico para verificação toda a negociação. Ou, ainda, caso alguma parte da negociação não seja cumprida na elaboração do contrato, isso pode ser revisado e conversado com os envolvidos para consertar e, assim, assinarem a documentação de compra com tudo resolvido.
Cotação reversa
A cotação reversa é uma opção interessante para os compradores. Nela, você abre uma espécie de leilão na plataforma, com operação online e em tempo real onde os compradores podem convidar os fornecedores para participar do processo de aquisição de produto ou serviço. Os lances são decrescentes e os fornecedores enviam suas melhores condições. Dessa forma os fornecedores podem:
- oferecer menores preços do que os concorrentes;
- oferecer maior extensão de prazo para pagamento;
- oferecer maiores quantidades por aquele valor estabelecido;
- oferecer prazos de entrega mais atrativos.
Vantagens do sistema de cotação online para empresas?
Mas afinal, por que optar por um sistema de cotação online em vez de realizá-lo de forma manual? Para isso, vamos apontar alguns de seus principais benefícios a seguir.
Maior confiabilidade
Com sistemas otimizados é possível garantir maior confiabilidade no processo de aquisição de itens para seu negócio. Afinal, ele mesmo já orienta sobre quais são as documentações obrigatórias para realizar a compra, bem como os prazos para envio.
Isso porque, muitas vezes, uma venda pode ser perdida, justamente, pela falta de envio de uma documentação obrigatória e, assim, gerar maiores danos para a sua empresa. Com isso, os erros podem causar diversos prejuízos e perdas de oportunidades importantes.
Agilidade nas transações
Muitas vezes, principalmente para negócios grandes e que realizem compras constantemente, realizar o processo de cotação de forma ágil é fundamental para minimizar eventuais riscos de perdas de prazos e, também, erros humanos. Por isso, a agilidade é um processo fundamental para o dia a dia.
Com isso, você, gestor de compras, não precisa ir em busca dos orçamentos. Em uma única tela você terá os valores de cada fornecedor, prazos de entrega, última negociação e, assim, conseguir fechar uma compra com melhores condições.
Maior potencial de negociações
Com um sistema de cotação online em mãos é possível analisar os diferentes orçamentos existentes e ter um maior poder de negociação com fornecedores que sejam do seu interesse. Para explicar, vamos falar mais a seguir, para você entender melhor.
Por exemplo, imagine que você receba diversos orçamentos e uma empresa que ofereça maior qualidade em um determinado produto tenha um valor maior do que boa parte de seus respectivos concorrentes. Você pode utilizar essa informação para tentar negociar melhores condições e, assim, fechar o contrato com melhor valor. Interessante, não é mesmo?
O sistema de cotação online permite que os gestores de compras consigam realizar os processos com o apoio de uma solução eficiente, que automatize processos e, portanto, facilite ações e minimize erros no dia a dia. Assim, é possível evitar problemas na gestão de estoque, garantir maior eficácia e, portanto, a cadeia produtiva consegue seguir suas atividades de forma mais fluida.
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