Entenda melhor como funciona a cotação de preços online

A cotação de preços é uma atividade essencial. Na prática, fortalece as rotinas de compras ao reduzir custos não estratégicos e melhorar o fluxo de trabalho. Porém, tal atividade está passando pelo processo de transformação digital e, hoje, a cotação online tem destaque.

A cotação online ocorre por meio de plataformas que conectam vendedores e compradores, nutrindo um fluxo de trabalho digital, que ocorre por meio da internet.

Ao longo dos próximos tópicos, explicarei detalhadamente como funciona a cotação de preços online, qual sua importância e qual tecnologia utilizar. Continue com sua leitura!

Primeiro, o que é cotação de preços online?

A cotação de preços está vinculada à rotina de compras. Sua missão é levantar preços de insumos e serviços, de modo que possam ser comparados, subsidiando a melhor decisão de aquisição. Entretanto, há uma grande diferença entre a cotação online e presencial.

Como o nome sugere, a cotação presencial envolve interação física. É preciso fazer um levantamento em campo, muitas vezes visitando o fornecedor e estudando pessoalmente seus produtos (bens ou serviços). Isso implica em custos adicionais, o que é indesejado.

A cotação online, por sua vez, ocorre por meio de plataformas de ponta que conectam os fornecedores aos compradores, gerando um fluxo único de comunicação. Tal plataforma gera mais segurança, elimina (ou reduz) interações físicas e otimiza o número de ofertas, garantindo que o profissional de cotação levante mais preços em menos tempo.

Note que a cotação de preços online não substitui as pessoas, apenas fornece um novo meio para que estabeleçam suas conexões. Isso está diretamente ligado à transformação digital dos negócios, tendência que começou há poucos anos e avança em passos largos.

Como realizar a cotação online dos produtos?

O processo de cotação de preços online pode variar de empresa para empresa, tendo em vista seu time de trabalho e tecnologia. Entretanto, é comum que envolvem três principais etapas: i) definição do que será cotado; ii) mapeamento dos fornecedores em potencial e iii) o levantamento de orçamentos. A seguir, explico cada uma delas. Acompanhe!

Definição do que será cotado

Um primeiro passo é a definição do que será cotado. É preciso de uma descrição clara, o que envolve atributos do produto (bem ou serviço), sua quantidade e data para efetivação. Isso facilitará o trabalho dos fornecedores, que enviarão orçamentos mais específicos. Na cotação online, a definição é feita na plataforma digital e depois enviada aos fornecedores.

Filtro dos fornecedores em potencial

Plataformas de cotação contam com uma grande quantidade de fornecedores previamente cadastrados, então também é preciso considerá-los. Aqui, a ideia é mapear os fornecedores em potencial, considerando aspectos como localização, atividade central, reputação e grau de qualidade dos produtos comercializados.

Levantamento de orçamentos

A terceira etapa refere-se efetivamente ao levantamento, que é o ponto central da cotação de preços. Neste caso, por meio da plataforma online, receberá propostas dos fornecedores, com preços e condições de vendas. Também poderá estabelecer um fluxo de comunicação, negociando ofertas especiais e mais adequadas aos interesses do empreendimento.

Lembre-se que a cotação é uma etapa do processo de compras, então o fluxo de trabalho não para no levantamento das informações. Boas plataformas fornecem módulos para negociar, estabelecer acordos, confirmar e acompanhar pedidos, além de dar baixa nos itens recebimentos.

Quais os benefícios da cotação online?

Agora que entende o que é e como funciona, vejamos as vantagens da cotação online. Na prática, este modelo de cotação contribui para o aumento da produtividade e precisão das compras. Além disso, torna a empresa mais moderna e bem adaptada à indústria 4.0. A seguir, pontuei os principais benefícios. Veja!

Aumento do volume de cotações

No processo de cotação, quantidade importa. Na medida em que o comprador lida com um maior volume de orçamentos, pode ter uma visão precisa dos preços e condições de venda, bem como dos potenciais descontos. Isso possibilita a elaboração de cálculos completos e a análise dos valores praticados, consequentemente melhora a tomada de decisão.

Reduz custos não estratégicos ao negócio

Um processo mais moderno de cotação pode reduzir os custos com mão de obra, visto que os profissionais responsáveis pelo levantamento contam com tecnologias que aumentam sua produtividade e precisão. Também ajuda a reduzir custos de aquisição, de modo que o comprador promova uma escolha econômica, tendo em vista o melhor custo-benefício.

Moderniza o empreendimento

Pautas de transformação digital são realidade em quase todas as empresas, mesmo as menores e mais jovens. A verdade é que a digitalização está transformando a forma como empresass fazem negócios — e isso impacta a área de compra, sobretudo a cotação de preços, que passa a ser online. Em resumo, boas tecnologias promovem inovação e modernização.

Gera mais agilidade a todo o processo

A cotação presencial exige uma grande medida de tempo e energia. Por vezes, é preciso visitar fornecedores, conversar pessoalmente sobre preços, tabular dados e só depois fazer a análise, tendo a esperança de ter conseguido boas ofertas. A cotação online torna todo o processo mais rápido, visto que o comprador recebe e analisa ofertas de maneira digital.

Qual tecnologia de cotação online adotar?

Investir na modernização no processo de cotação de produtos exige tecnologia. Uma boa plataforma pode melhorar a conexão da empresa com fornecedores, assim como fornecer meios para troca de mensagens, negociação e efetivação da compra.

Para adotar uma boa tecnologia, é importante ter atenção a três coisas: a qualidade do seu fornecedor, os módulos disponíveis na plataforma e a relação custo-benefício total.

Busque por um fornecedor com boa reputação. Tenha em mente que, ao contratar uma plataforma digital, você também está iniciando um relacionamento. Logo, eventualmente, terá que contar com suporte para treinar sua equipe, atualizar módulos ou tirar dúvidas.

Por sua vez, os módulos referem-se às funcionalidades do sistema de cotação online. A plataforma da Comlink, por exemplo, possui módulos para cotação de materiais, negociação, confirmação e acompanhamento do pedido, além de análise de fornecedores.

A relação custo-benefício também deve ser considerada. Tenha em mente que o preço é apenas uma das variáveis no processo decisório, sendo necessário considerar os benefícios em potencial e o retorno sobre investimento. Assim, conseguirá adotar a tecnologia certa.

Pronto, agora você está por dentro do tema, sabe o que é cotação online, como funciona e quais seus benefícios. Lembre-se sempre que o levantamento de preços dos produtos pode ser potencializado com a digitalização, somando mais segurança, agilidade e precisão ao processo. Por isso, vale contar com uma boa tecnologia, como a plataforma Comlink.

E então, gostou do artigo?! Aproveite para entrar em contato conosco, conhecer a plataforma Comlink e descobrir como adotá-la em sua empresa. Vamos lá!