A cotação de materiais faz parte da rotina das empresas de qualquer porte e segmento. Trata-se de uma atividade importante e estratégica nos negócios. Saber realizar uma boa cotação é fundamental para a saúde das empresas. Otimizar esse processo está entre as metas de qualquer gestor. Afinal, levantar preços e fazer comparações leva certo tempo.
As ferramentas tecnológicas são de grande auxílio nessa atividade. Planilhas eletrônicas e softwares processam um grande volume de dados, realizando comparações e cálculos. Outras estratégias também tornam a tarefa mais ágil, como saber de antemão as necessidades exatas da empresa.
Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas fundamentais para seu negócio otimizar o processo de cotação de materiais para uma boa gestão organizacional. Confira!
1. Defina quantos e quais materiais são necessários
Antes de começar a fazer a cotação de materiais da sua empresa, defina com precisão a descrição de todos os materiais necessários. A quantidade relacionada também deve ser exata. Isso vai facilitar muito no processo de cotação. A aquisição deve suprir as demandas da empresa. O comprador deve ter atenção máxima quanto às especificações técnicas de cada produto para não solicitar a mercadoria errada.
Se necessário, a empresa pode levantar dados sobre o consumo de tais materiais em seus pontos de venda. Com essa medida, o risco de desperdício será reduzido, assim como uma eventual falta de estoque.
2. Compare os preços de ao menos 3 cotações
A máxima de fazer pelo menos 3 cotações de preço para materiais continua valendo em qualquer empresa. Ter à mão mais de 2 comparativos de preços possibilita a compreensão dos reais valores praticados pelo mercado.
O material com preço menor exige uma avaliação mais cuidadosa sobre qualidade e credibilidade da empresa fornecedora. As condições de pagamento devem ser comparadas na cotação. Muitas vezes, um prazo maior pode ser um facilitador para o caixa da empresa.
3. Selecione os seus fornecedores
Na hora de enviar a cotação de materiais, procure optar, sempre que possível, pelos melhores fornecedores. Escolher simplesmente o mais barato pode significar um risco de perda de qualidade, o que poderia causar um impacto negativo com seus clientes. Evite também ter um único fornecedor.
O ideal é ter em mãos uma lista composta por diversos bons fornecedores em caso de necessidade. Analise sempre o nível de eficiência, a reputação, a infraestrutura e a logística de cada fornecedor. Sofrer atrasos nas entregas, por exemplo, pode comprometer a reposição do seu estoque. Por isso, fique atento à estrutura de entrega e transporte do seu fornecedor.
4. Saiba qual o seu orçamento antes de fazer a cotação de materiais
O departamento de compras de uma empresa deve primeiro inteirar-se do orçamento disponível antes das cotações. Sem saber exatamente até quanto se pode gastar compromete uma boa cotação, desde suas fases iniciais. Também evita que se ultrapasse o limite do orçamento, colocando em risco o caixa da empresa.
5. Use ferramentas tecnológicas para uma cotação mais precisa
Uma cotação de materiais e preços realizada de forma manual está mais sujeita a erros de cálculo. A comparação ganha contornos muito mais precisos quando a equipe de compras usa programas, aplicativos ou softwares específicos. Tais ferramentas da tecnologia processam um grande volume de dados em pouco tempo, fazendo somas e outros cálculos com exatidão. O uso da tecnologia ainda evita erros graves de orçamento.
Outras vantagens do uso de aplicativos na cotação são a redução de custos e a melhora na tomada de decisões, a partir de dados mais seguros. Aumenta também o controle de estoque por meio da automatização de cálculos e processos.
6. Tenha um registro histórico de compras e preços
Manter um relatório de compras, com um registro do histórico de compras realizadas nos últimos meses, assim como os preços, vai otimizar de maneira considerável o processo de cotação. Use aplicativos e softwares específicos para registrar esses dados. Sempre que quiser, você poderá consultar esse histórico, o que vai evitar distorções, desperdícios e até erros de cálculo. Também vai ajudar a selecionar os melhores fornecedores.
No caso da sazonalidade, a utilidade desse registro é grande. O setor de compras poderá consultar, por exemplo, a quantidade de materiais solicitada em um determinado período, servindo de referência para os anos sucessivos. O mesmo vale para outras datas comemorativas e de consumo volumoso, que sejam relevantes para cada negócio.
7. Cuidado com compras em volume grande
Na hora de fazer cotação de materiais, fique atento a propostas de fornecedores que parecem tentar empurrar grandes volumes de mercadorias, oferecendo descontos. Embora descontos possam ser realmente grandes, se a empresa encomendar remessas muito além do necessário, há o risco grande de desperdício. Um custo maior de armazenamento sem contrapartida causa prejuízos. Por isso, esteja atento à negociação e evite comprar quantidades muito superiores ao consumo da empresa.
8. Conheça o consumo de materiais da empresa
Os responsáveis pelas cotações devem ter sempre conhecimento do consumo interno de materiais. Somente com os números em mãos podem efetuar encomendas que não serão excessivas. Algumas variáveis também são importantes, como a sazonalidade. No fim do ano, por exemplo, é possível que a necessidade de materiais seja maior do que no início do ano.
9. Esteja atento às diferentes marcas e aos lançamentos
Os responsáveis pela cotação de materiais de uma empresa devem estar atentos aos lançamentos e novidades do mercado. Devem saber também as características dos produtos das diferentes marcas. Muitas vezes, marcas tradicionais lançam produtos inovadores, que podem trazer benefícios à empresa. Novas marcas também podem surpreender com materiais recicláveis ou sustentáveis, por exemplo, diminuindo impactos ambientais e agregando valor ao seu negócio.
Como mostramos neste artigo, realizar uma boa cotação de materiais envolve responsabilidade, pois influencia a reposição de estoque e a própria questão orçamentária da empresa. O ideal é que a cotação seja um processo bastante otimizado, com o uso de ferramentas tecnológicas. Tal agilidade vai colaborar para uma gestão mais eficiente.
O que você achou deste artigo com dicas para otimizar o processo de cotação de materiais das empresas? Ainda tem dúvidas? Deixe seu comentário: queremos saber a sua opinião!