A qualificação de fornecedores é um processo estruturado para determinar os parceiros que tem os atributos necessários para prestar um bom atendimento, entregar produtos e serviços de qualidade e com todas as características exigidas pelo seu negócio. Em outras palavras, fornecedores qualificados são aqueles mais preparados para contribuir para o sucesso do seu negócio.
Além de pensar em como determinar o que é um parceiro qualificado, nesta postagem você vai observar como a qualificação ajuda na avaliação e monitoramento dos processos de compras. Isso sem contar na quantidade de problemas que você pode evitar. Confira!
A importância da qualificação de fornecedores
Um departamento de compras mais estratégico precisa do comprometimento de cada um dos envolvidos com os processos que ocorrem na cadeia produtiva. A tecnologia e a digitalização estão integrando cada vez mais as operações de todos esses participantes, o que faz de cada um deles um elo determinante no sucesso do outro.
Para buscar a sinergia perfeita, reduzir os gargalos, otimizar os processos, gerenciar riscos, analisar o desempenho e fortalecer a competitividade é preciso fazer uma boa escolha de fornecedores, mas também é fundamental que eles sejam qualificados antes de estabelecer compromissos mais importantes e estratégicos com eles.
Várias tendências do setor de compras determinam práticas e ações que você não pode deixar de lado, se quiser manter o setor valorizado pelas outras áreas, por contribuir estrategicamente para a competitividade da empresa. Dentre elas, está a qualificação, pois ela ajuda a encontrar fornecedores mais alinhados e preparados para contribuir com o desempenho e a qualidade.
As nossas dicas práticas de qualificação
Antes de tudo, vale a pena pensar sobre os principais pontos que você deve considerar na qualificação de cada fornecedor, ou seja, nos aspectos-chave que você pode usar de base para definir os critérios de qualificação. Abaixo, você confere cada um deles com uma explicação breve.
Qualidade
Quanto maior a capacidade do fornecedor em contribuir para a qualidade dos produtos, processos e serviços dos seus clientes, mais qualificado ele pode ser considerado. Por isso, determine as exigências de qualidade e quais os critérios que permitam identificar os fornecedores em condições de atendê-las.
Custo
Não é preciso entrar em muitos detalhes sobre este tópico, uma vez que a competitividade do seu fornecedor em termos de preço é um ponto que recebe atenção quase que naturalmente. Ainda assim, precisamos lembrar da importância de verificar periodicamente se o fornecedor oferece um custo competitivo em relação aos seus concorrentes.
Desse aspecto, é fundamental levantar os custos diretos e indiretos, além de estabelecer critérios de comparação com desempenho. Isso porque um fornecedor com custos muito baixos pode ter dificuldade de entregar eficiência nos outros pilares e, no final, sair mais caro.
Pontualidade
Atrasos no fornecimento aumentam o valor do capital imobilizado em estoque e dificultam que a empresa aproveite oportunidades de negócio. Os fornecedores precisam funcionar de modo complementar aos departamentos da empresa e, quando não se pode confiar no cumprimento de prazos, não é possível contar com essa contribuição.
Inovação
Novos produtos, serviços e modelos de negócio ajudam a incrementar inovações na sua empresa, o que tem alta importância estratégica, uma vez que influencia a competitividade. Em outras palavras, quanto mais você puder contar com soluções inovadoras dos seus fornecedores, maiores as chances de inovar também. Além disso, essas mudanças costumam significar otimização, seja diminuindo custos, seja aumentando a eficiência.
Flexibilidade
A flexibilidade sempre foi importante para permitir ajustes, adaptações e implementar inovações, mas tem se tornado cada vez mais relevante em razão das transformações recentes.
O exemplo mais evidentes disso ocorreu com a infelicidade da pandemia, que obrigou que todos nós nos adaptássemos de uma hora para outra, mas é uma característica da transformação digital que o mercado mude o tempo todo, o que exige disposição e condição para flexibilizar.
Produtividade
Os seus fornecedores podem ajudar a aumentar a produtividade, mas também se demonstram mais eficientes e viáveis quando são mais produtivos. Do aspecto econômico, há uma relação direta entre produtividade e capacidade de gerar riqueza. Por isso, os fornecedores mais eficientes desse aspecto têm mais valor.
Instalações
Muitas limitações dos fornecedores podem ter origem em uma estrutura precária ou abaixo do ideal. A segurança, a eficiência e a confiabilidade de um fornecedor também são fatores que dependem de instalações adequadas, que diminuem a ocorrência de falhas.
Saúde financeira
Fornecedores com problemas financeiros têm mais chances de falhar em seus compromissos, pois podem sofrer com bloqueios de entregas e falta de recursos em caixa para compra de insumos e itens que são necessários para atender sua empresa.
Qualificação da equipe
Ainda que o estado atual dos seus fornecedores possa estar perfeito, nada garante que eles estejam livres de imprevistos e problemas. Nessas situações, a qualificação da equipe será fundamental para resolver essas questões, o que também tem influência na rotina de atendimento. Por isso, a capacitação gerencial e operacional dos colaboradores e representantes também é um aspecto-chave.
Determine a função dos fornecedores
Com base nesses pilares, você pode estabelecer os objetivos que cada fornecedor pode ajudar a alcançar, quais ele não pode deixar de contribuir e, eventualmente, até os que ele não pode interferir.
Ao fazer essa análise, você estará automaticamente determinando a função dos fornecedores na sua operação, o que forma a base da qualificação, ou seja, aqueles que forem mais capazes de cumprir as funções mais importantes serão os mais qualificados.
Estabeleça critérios objetivos e concretos
Considerando os pilares e as funções, vai ficar fácil determinar os critérios que você precisa usar para estabelecer quais os fornecedores mais qualificados.
Monitore o desempenho
A qualificação é um processo contínuo. Por isso, estabeleça indicadores que permitam identificar o cumprimento dos critérios estabelecidos e desenvolva o relacionamento com os fornecedores de um modo que permita acompanhar os resultados em tempo real e a troca de feedbacks com base neles.
Além disso, considere o cenário transitório ao qual estamos sujeitos na jornada rumo às Compras 4.0. Os seus parceiros precisam contribuir para essa caminhada. Aqueles com tendência de ficarem obsoletos, por dificuldade de adaptação, tendem a dificultar que as operações sejam integradas e alinhadas.
Desse aspecto, a qualificação de fornecedores também tem forte influência da capacidade de cada parceiro em adotar as novas tecnologias que, por sua vez, podem ajudar a monitorar os fornecedores.
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