A aquisição de insumos para empresas deve ser feita cuidadosamente, para que não haja desperdício de materiais nem gastos excessivos com fornecedores. Para isso, é necessário que os gestores realizem um bom planejamento de compras avaliando os riscos e garantindo boas estratégias de negociação.
Quer entender melhor como funciona esse processo e quais ações adotar? Neste post, vou apresentar algumas dicas eficientes para você colocar em prática. Leia até o final!
Por que o planejamento de compras é tão importante?
O processo de compras para empresa era considerado como um processo burocrático, mas necessário para a realização das atividades e para a produção. Hoje, as organizações precisam estar preparadas para adoção de boas práticas que garantem bons resultados
Como a maneira de encarar algo fundamental para a empresa mudou? Isso ocorreu graças à percepção das oportunidades que as aquisições bem pensadas oferecem. Comprar menos pode prejudicar a fluidez do trabalho e as entregas aos clientes; comprar a mais pode trazer um excesso de estoque e uma despesa desnecessária.
Quando os pedidos são planejados, é possível adquirir exatamente o que se precisa, com condições melhores de pagamento e fornecedores de confiança. Além disso, o planejamento permite que esse valor seja orçado previamente, possibilitando que o administrador não tenha um gasto imprevisto e consiga organizar melhor as despesas, mantendo a saúde financeira da corporação.
Para alcançar esses benefícios, é necessário estabelecer uma rotina que, embora pareça rígida, dará uma visão muito mais clara e maior mobilidade no uso da verba.
Como fazer um bom planejamento de compras?
Para ajudar nesse trabalho, separei algumas dicas que podem ser colocadas em prática, independentemente do setor de atuação ou do porte da empresa. Acompanhe!
1. Faça um levantamento das demandas
Você sabe quanto tempo dura uma determinada matéria-prima, os materiais de escritório, os insumos de limpeza, e outros itens que podem passar despercebidos, mas que são imprescindíveis para a realização das atividades?
Apenas com uma ideia clara da demanda de reposição é possível organizar essas tarefas para fazer negócios melhores, com condições de pagamento favoráveis.
2. Determine a periodicidade
Também é importante ter uma noção muito clara do período (ou data) em que esses pedidos devem ser feitos, para que não haja escassez de nada importante. Também é possível fazer uma previsão, adquirindo um volume maior de itens não perecíveis e obtendo um valor mais interessante. Dessa forma, dispensará a necessidade de reposição por alguns meses.
3. Monitore o estoque
Não há como planejar um processo de compra corretamente sem saber o que a sua empresa já tem. Faça um acompanhamento periódico do estoque, documentando todos os itens e quantidades.
Com um controle maior, registre também as datas de aquisição, para que você tenha uma noção bem clara do giro de produtos e consiga planejar todos os pedidos.
4. Conte com uma rede de fornecedores
Existe um grande número de fornecedores no mercado — alguns excelentes, outros nem tanto. O ideal é buscar indicações e, ao encontrar empresas realmente responsáveis e que atuam de maneira colaborativa, selecioná-las para estruturar uma rede de confiança.
Essa triagem ajuda o seu negócio a economizar dinheiro e garante o acesso contínuo a produtos de qualidade.
5. Gerencie bem os pagamentos
Para manter uma boa rede de fornecedores, é preciso trabalhar bem o relacionamento com eles, garantindo uma parceria de longa data.
Você deve ter um cuidado especial com os pagamentos desses fornecedores, afinal, deve ser uma parceria positiva para ambos. Evite os atrasos e, quem sabe, você consiga até mesmo um desconto nos pagamentos adiantados.
6. Faça vários orçamentos
Não feche negócio com a primeira empresa que encontrar! Procure fazer vários orçamentos, incluindo possíveis descontos ou facilidades de acordo com o volume de compra e método de pagamento.
Procure orçar com, no mínimo, cinco empresas fornecedoras do grupo de insumos que você precisa para a organização. Esses números darão uma base bem concreta para a escolha da melhor oferta.
7. Busque o máximo de informações
É essencial saber exatamente o que está sendo comprado, e para isso, é importante buscar todas as informações do produto, como peso, unidades, características químicas, modos de usar e possíveis reações.
Essas informações ajudam durante a negociação com o consumidor e podem abrir espaço para um frete mais em conta, ou a compra de um volume maior por um preço mais baixo.
8. Automatize processos
O uso de um software de gestão ajuda a controlar e realizar os pedidos de maneira mais fácil e rápida, otimizando o tempo para que outros processos importantes da empresa sejam administrados com eficiência.
Em tempos de ferramentas digitais, basear-se apenas em planilhas para o controle é improdutivo e abre margens para diversas falhas.
Algumas soluções oferecem até mesmo o agrupamento de diferentes propostas de fornecedores, para que a comparação seja realizada de forma mais fácil com a ajuda de um simulador.
9. Treine seus funcionários
Para que o software seja usado corretamente as práticas implementadas, é preciso compartilhar o conhecimento com a equipe responsável pelas aquisições, correto? Então, promova treinamentos que tragam os conceitos necessários para uma boa aquisição de insumos, além de mostrar o quanto isso reflete no orçamento corporativo.
Contando com profissionais alinhados e conscientes das melhores práticas, certamente o planejamento pode ser feito de maneira mais estruturada e vantajosa.
10. Estabeleça uma governança
Por mais que você conte com profissionais competentes na sua equipe de compras, é fundamental fazer auditorias periódicas para identificar possíveis desvios ou até mesmo falhas nos processos.
De tempos em tempos, revise os processos de compra, os preços praticados e as notas. Busque soluções mais interessantes, fazendo uma “faxina financeira” no setor. Assim, é possível mantê-lo sempre ajustado e aproveitar o melhor custo-benefício!
Com essas 10 dicas, você está pronto para fazer um planejamento de compras corporativas consistente e garantir as melhores negociações para a empresa, sem deixar faltar qualquer insumo importante. Como disse no começo do post, trata-se de um fator estratégico e que ajuda a garantir uma boa margem de lucro.
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