Compliance em compras engloba um conjunto de ações com o objetivo de estabelecer o máximo de compatibilidade entre a prática efetivada e as regras estabelecidas, o que inclui as regras da própria empresa, as normas legais e as obrigações civis.
Em razão de sua natureza, o compliance é entendido por muitos como uma tentativa de evitar o envolvimento da empresa em corrupção, mas o parágrafo anterior deixa claro que essa é apenas uma parte do esforço empregado nessa atividade.
Boas práticas de gestão, por exemplo, também podem ser incentivadas por meio dessa importante iniciativa, que ajuda a evitar riscos causados pela flexibilização ou desconsideração das regras, criando conformidade com as leis e as regulações.
Feitas essas primeiras considerações, é evidente que se trata de um desafio, mas falta esclarecer como podemos superá-lo. Então, confira abaixo as práticas dessa importante tendência no setor de compras!
1. Execute uma homologação criteriosa
O maior gargalo do setor de compras em relação às práticas de compliance está nos fornecedores. Da boa procedência de mercadorias aos cuidados com a qualidade, existem vários detalhes que podem entrar em conflito com os critérios da empresa e com as normas legais. Por isso, confirmar que uma empresa atende aos requisitos estabelecidos, o chamado processo de homologação, é um passo indispensável para ajustar o setor.
Além das questões legais e funcionais, também existe um componente humano muito significativo nesse caso. Algumas marcas famosas, por exemplo, já se envolveram em escândalos por comprar de fornecedores que usavam de trabalho escravo, o que deve ser rechaçado com compliance.
2. Elabore contratos claros e funcionais
Os contratos de fornecimento também são muito importantes para garantir o cumprimento das regras. Além de oferecerem a devida proteção legal, eles esclarecem as normas de forma objetiva, ajudando a evitar erros de interpretação, esquecimentos sobre o que foi combinado e outros enganos, comuns em casos de acertos informais.
3. Audite os fornecedores periodicamente
O fato de um fornecedor ser homologado não garante que ele vai permanecer na mesma condição favorável, de quando foi avaliado. Diante de eventuais ameaças e dificuldades, qualquer empresa pode escolher o caminho mais fácil e abandonar boas práticas que atestaram a qualidade do serviço no momento da homologação. Por isso, é fundamental que sejam feitas avaliações e auditorias periódicas com cada empresa parceira.
4. Promova a cultura do compliance em compras
Nenhuma boa prática é de fato exercida enquanto a equipe não tiver consciência da necessidade de se preocupar com cada prática de compliance, como as relativas às regras de segurança, por exemplo. Por isso, os colaboradores precisam ser envolvidos e comprometidos com a proposta, o que é possível com capacitação, qualificação e incentivos, como o reconhecimento e a premiação.
5. Use a tecnologia em gestão de compras
Usar dados para controle é fundamental na gestão de compras e determinante para o compliance. Sem o uso da tecnologia oferecida pelos sistemas de gestão, é muito difícil controlar processos, executar auditorias e evitar quebras contratuais. Recursos de automação e geração de relatórios baseados em dados são indispensáveis ao controle de excelência.
Para concluir, é importante mencionar a Lei Anticorrupção, que prevê punições específicas nos casos de dano à administração pública. Com a preocupação com o comportamento das empresas, que é o que gera esse tipo de legislação, o compliance em compras deve contribuir com uma boa análise dos fornecedores, buscando garantir a contratação de empresas idôneas e comprometidas com a legalidade de seus atos.
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