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A gestão de contratos é muito relevante para uma empresa. Ela melhora a produtividade dos gestores e a efetivação de diferentes atividades. Devido aos diferentes dados e documentos, a gestão dos contratos pode ficar mais complicada e até resultar em erros que interferem em outros processos.
Um ponto importante é conhecer o ciclo de vida dos contratos. Ele impacta diretamente na saúde da empresa. Devido ao mercado competitivo e por causa do volume elevado de contratos, algumas empresas não dão a atenção necessária a esse ponto. Assim, muitos documentos perdem o prazo de renovação e outros ficam esquecidos nas gavetas ou se perdem.
O contrato serve para dar respaldo administrativo e jurídico a um negócio realizado entre as empresas, definindo direitos e obrigações das partes. A gestão do ciclo de vida de contratos envolve algumas etapas. Vamos analisar mais a fundo esse assunto ao longo de nosso texto!
O ciclo de vida de contratos
A gestão equivale às práticas destinadas a monitorar as obrigações contratuais assumidas pela organização. De uma ótica mais operacional, a finalidade é monitorar o ciclo de vida de contratos. Esse ciclo envolve algumas etapas, como veremos mais adiante.
A gestão de ciclo de vida de contratos ultrapassa a parte operacional, pois se preocupa também com a parte estratégica, que se relaciona com o alcance de metas e o nível de serviços definidos.
Desse modo, a gestão deve ser sólida e cuidadosa para acompanhar as relações comerciais e melhorar questões técnicas e financeiras — pois assim é possível a manutenção do equilíbrio em casos diversos.
De modo geral, podemos afirmar que a gestão do ciclo de vida de contratos é importante porque:
- mantém a qualidade nas entregas contratadas;
- define relações mais promissoras do ponto de vista operacional e econômico;
- impede o descumprimento dos termos e a incidência de penalidades, como multas;
- visão mais abrangente e específica da gestão comercial do negócio.
As fases de gestão do ciclo de vida contratual
As etapas na gestão do ciclo de vida de contratos são.
Pré-contratação
A finalidade nessa primeira fase é a definição do objeto do contrato conforme as demandas do negócio. Um departamento compreende que é necessária a contratação da mão de obra ou produto de certo cliente, iniciando assim o contrato. É a etapa em que determinamos o que será contratado e entregue, como será realizada a entrega, em que lugar, quanto custará e outros pontos.
Na pré-contratação, devemos determinar as condições necessárias para autorizar os contratos de certidões que serão entregues a fornecedores, entre outras coisas. Nessa primeira fase, surge a minuta de contrato.
Contratação
Essa etapa também é muito importante, pois é nela que o contrato é negociado e formalizado. A minuta passa pelo crivo dos responsáveis e modificações nas cláusulas podem ser realizadas. Até que o formato final seja obtido, podem ser feitos diferentes rascunhos. Cada detalhe requer validação que assegure o andamento adequado da documentação para todos os envolvidos.
Após a finalização, o contrato é assinado pelo contratante e pelo contratado. A aliança entre ambos se formaliza, encerrando essa etapa.
Pré-execução
Essa etapa se desenvolve entre a assinatura do documento até o início do cumprimento do que foi acordado. É na pré-execução que a empresa organiza a realização técnica e administrativa dos contratos.
O aspecto técnico analisa as tarefas necessárias para começar a execução do que foi contratado (preparação do lugar, equipamentos requeridos e outras coisas).
O aspecto administrativo envolve o gerenciamento do contrato efetivamente. Armazenamos os dados de modo centralizado e conferimos permissão de acesso ao grupo gestor que precisa fazer consulta e registro de algum evento. Os pagamentos devem ser orientados ao setor financeiro. Outro ponto a considerar nessa fase é a definição do calendário de entregas e os termos de aceite.
Encerramos essa etapa ao avisarmos os setores envolvidos a respeito do cronograma e da liberação para a execução.
Execução
Essa etapa tende a ser a de maior duração do contrato, pois acontece o andamento do contrato na prática, entregando o que foi combinado. Tarefas administrativas devem acompanhar o cumprimento das ações para que tudo seja realizado de acordo com o contrato.
Devemos manter controle sobre o cronograma, as vistorias, as medições, os pagamentos e todas as tarefas definidas no contrato. Precisamos avaliar se ficou faltando algo a ser adicionado ou se é preciso prorrogar o prazo, fazer renovações ou até finalizar o contrato.
Encerramento
Essa é a última etapa do ciclo de vida de contratos. Quando o contrato expirar e não for feita nenhuma renovação, devemos avaliar se tudo que foi combinado se efetivou e se houve documentação dos registros. Isso porque o encerramento só é permitido após a confirmação de que tudo foi efetivamente cumprido.
A gestão do ciclo de vida de contratos
Para garantir que a gestão do ciclo de vida de contratos seja feita corretamente, podemos aplicar algumas estratégias.
Draft
Um esboço de contrato realizado na pré-contratação. O draft oferece contornos do que será feito, impedindo que pontos fundamentais sejam negligenciados. O draft deve ser, portanto, detalhado. Deve considerar objetivo, forma, prazo de entrega, bem como requisitos financeiros, técnicos e jurídicos.
Negociação
Na negociação, devemos manter uma boa comunicação a fim de que os termos do contrato sejam discutidos e desenvolvidos conforme as necessidades do contratante. Também devem estar de acordo com as normas jurídicas que regulamentam esse relacionamento.
Armazenamento
O armazenamento deve ser efetuado pelo departamento administrativo. A administração se responsabiliza pela compilação e guarda da documentação de forma sistematizada.
O formato digital dos documentos já se tornou recorrente nas empresas — em muitas, ele já é um padrão. Essa preferência pelos documentos digitais/digitalizados é compreensível pela praticidade e segurança que a opção oferece. Além disso, atualmente, já existe o Certificado Digital e a assinatura eletrônica para facilitar o armazenamento digital.
A computação na nuvem permite o armazenamento online, que é mais seguro e permite acesso de qualquer local, não se limita ao computador da empresa.
Ajustes
Os contratos não são documentos inalteráveis. Eles precisam atender às necessidades das partes enquanto vigorar. Por isso, talvez seja preciso ajustá-lo para que se adeque a novas demandas e continue satisfazendo os envolvidos.
Vimos que a gestão do ciclo de vida de contratos é fundamental. É interessante fazer parcerias com empresas confiáveis, que oferecem tecnologia avançada para facilitar a administração desses documentos e de todos os processos empresariais. Uma boa plataforma na nuvem otimiza sua gestão e ajuda na concretização de bons negócios.
Já que falamos em tecnologia e otimização de processos, vale a pena conhecer ferramentas que melhorem as vendas, não acha? Confira agora o que você deve analisar ao escolher o melhor sistema de vendas!
