A área de compras impacta diretamente o sucesso de uma empresa. A ocorrência de erros em compras, por exemplo, faz com que outros setores sejam imapctados. Uma das consequências disso é a queda na produtividade e nos ganhos da organização, sem falar que impacta e pode prejudicar o crescimento da empresa.
Mas como evitar falhas que prejudicam as compras e quais são os erros mais comuns? Além disso, existe uma solução para aumentar a eficiência não só para a área de compras, mas de toda a empresa? Nos próximos tópicos, abordarei essas questões. Acompanhe!
Quais são e como evitar os principais erros em compras?
Conforme o livro “Gestão de compra”, escrito por Sebastião de Almeida Júnior, a área de compras passou por uma transição em anos recentes. Antes, o setor tinha um posicionamento passivo nas empresas. Agora, atua de forma estratégica, integrando a organização com as etapas da cadeia de suprimento.
Em vista dessa importância, é vital que as empresas invistam na eficiência da área. Para tanto, a redução ou eliminação de falhas é indispensável. A seguir, apontarei alguns erros em compras que podem surgir e como evitá-los.
1. Deixar de selecionar bem os fornecedores
Ter fornecedores de confiança é muito importante para o sucesso do setor de compras.
A ausência de fornecedores capacitados para atender as necessidades da sua empresa pode trazer prejuízos para a sua empresa. Quando o principal (e às vezes o único) fornecedor falha, os profissionais de compras precisam rapidamente encontrar outro. Nessa corrida contra o tempo, não existe espaço para pesquisa, entrevista, negociação e fechamento de um bom acordo.
Nesse contexto, são enormes as chances de o fornecedor contratado não atingir as expectativas do setor de compras. Para evitar esse tipo de situação, é necessário:
- analisar os fornecedores disponíveis no mercado;
- verificar a reputação dos fornecedores perante clientes e parceiros de negócios;
- conferir as certificações, histórico e serviços que oferecem;
- conversar e alinhar sobre produtos e prazos de entrega.
É importante que o comprador avalie frequentemente os fornecedores ativos para entender se continuam aptos para atender de forma adequada e segura as necessidades da empresa. Além disso, é importante buscar novos fornecedores que também podem trazer melhorias e redução de custos no processo de aquisição.
2. Quantidade inadequada de itens
Na prática, os itens em estoque precisam ter liquidez. Isso significa que não podem ficar parados, pois correm o risco de estragar ou comprometer o capital de giro da empresa. Por outro lado, a falta de produtos em estoque prejudica a produção e as entregas aos clientes.
Sendo assim, o grande desafio do setor de compras é identificar o momento certo de aquisição dos itens necessário para o estoque. Outra dificuldade é entender quais são as quantidades mínimas e máximas de itens armazenados. Para ambos os desafios, a solução é investir na gestão baseada em dados.
Por meio desse gerenciamento, o setor descobre a média de saída de produtos. A prática também permite entender quais são os meses em que acontecem movimentações sazonais (repentino aumento ou queda nas vendas da empresa), além do tempo médio de permanência dos itens estocados.
Para obter todas essas informações, é importante implementar tecnologias de gerenciamento de estoque. Uma delas é o software Warehouse Management System (WMS). Esse sistema coordena todas as atividades do estoque: recebimento, armazenagem, picking, reposição, expedição e carregamento.
Conforme os processos ocorrem, o WMS coleta, analisa e arquiva dados valiosos. Essas informações podem ser utilizadas pelos profissionais do setor de compras para definirem níveis adequados de estoque.
3. Muitos processos manuais
A transformação digital trouxe muitas ferramentas e conceitos inovadores para as empresas. Entre os conceitos está a logística 5.0. Por meio dela, a empresa utiliza tecnologias avançadas embasadas na internet das coisas (IoT), big data e inteligência artificial. Com a ajuda dessas soluções digitais, o setor de compras deixa de lado um erro comum: os processos manuais.
Por que esse tipo de atividade gera prejuízos para a empresa? Posso apontar vários motivos, como: erros de lançamento, queda na qualidade dos serviços internos e redução da produtividade da equipe. Sem dúvidas, a aquisição de soluções digitais é uma estratégia inteligente.
4. Excesso de burocracia
Infelizmente, existem setores de compras que não têm organização nas demandas. Essa situação gera muito desconforto e desconfiança entre os colaboradores e gestores. O resultado é a implantação de um sistema engessado e burocrático para evitar erros e outras consequências ruins.
No entanto, essa atitude é “um tiro no pé”. Afinal, a burocracia não gera organização e muito menos segurança para a área de compras. Pelo contrário, o resultado é o travamento, a perda da otimização e da eficiência dos processos. Para vencer a burocracia, são necessárias duas ações: análise do cenário interno e, de novo, uso de tecnologias.
Na verdade, essa análise será feita pelos gestores com base nos indicadores de desempenho (KPIs) fornecidos pelas tecnologias. Sendo assim, esses profissionais entenderão quais demandas estão travadas pela burocracia, facilitando a proposta de soluções adequadas.
Por que a Comlink é a solução ideal para as empresas?
Para evitar os erros em compras, além das dicas citadas, sua empresa pode contar com a solução Comlink e-Procurement. Essa é uma tecnologia para o setor de compras integrada aos ERPs que visa otimizar e simplificar o processo de aquisição de produtos e serviços.
Com o e-Procurement Comlink é possível centralizar todas as informações relacionadas às compras em um único sistema. Isso inclui busca por novos fornecedores, histórico de compras, contratos, cotações, pedidos, serviço, follow-up, avaliação de fornecedores. Ter acesso fácil a essas informações em um único lugar simplifica a gestão e o monitoramento de todos os processos de compras.
Sem dúvidas, os profissionais do setor de compras das empresas podem ficar tranquilos com a ajuda das soluções Comlink. Uma vez que, por se tratar de uma tecnologia global inovadora, foi desenvolvida para atender às necessidades dos profissionais de compras, proporcionando a eliminação dos erros em compras, garantindo melhores negociações e o controle de todos os processos.
Gostou de conhecer os erros em compras mais comuns e como evitá-los? Se você quer transformar a gestão de compras da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe de especialistas e conheça agora todas as funcionalidades do software da Comlink!
